Bestellungen verwalten

Bestellungen durchlaufen einen definierten Statuszyklus. Diese Anleitung erklärt die Ansichten, Statuswechsel und Kommunikation mit Kunden.

Ort

Dashboard → Bestellungen

Bestellübersicht

Die Bestellliste zeigt:

Spalte	Beschreibung
Bestellnummer	Eindeutige ID (z.B. #10042)
Datum	Eingangsdatum und Uhrzeit
Kunde	Name + E-Mail
Status	Aktueller Bearbeitungsstatus
Summe	Bestellwert inkl. Versand und MwSt.
Versand	Versandmethode

Filter & Suche

• Statusfilter: Nach offenen, stornierten oder versendeten Bestellungen filtern
• Datum: Zeitraum per Datepicker eingrenzen
• Suche: Bestellnummer, Kundenname oder E-Mail
• Export: CSV-Export aller gefilterten Bestellungen

Bestellstatus

Status	Bedeutung	Nächster Schritt
Offen	Bestellung eingegangen, noch nicht bearbeitet	Bestellung prüfen, ggf. Stammdaten ergänzen
In Bearbeitung	Wird kommissioniert/verpackt	Versand vorbereiten
Versendet	Ware wurde verschickt	Tracking-Nummer erfassen
Storniert	Bestellung wurde storniert	Keine weitere Aktion nötig

Bestellung einsehen

1. In der Liste auf die gewünschte Bestellung klicken
2. Die Detailseite zeigt:

Abschnitt	Inhalt
Bestellkopf	Nummer, Datum, Status, Gesamtsumme
Kunde	Name, E-Mail, Liefer-/Rechnungsadresse
Positionen	Artikel, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis
Versand	Methode, Kosten, eventuelle Zuschläge
Zahlung	Zahlungsart, Status, Transaktions-ID
Kommunikation	Gesendete E-Mails (Chronik)

Bestellstatus ändern

1. Bestellung öffnen
2. Im Status-Dropdown den neuen Status wählen
3. Bei Wechsel auf „Versendet“:
   • Sendungsnummer eintragen (optional)
   • Versanddatum wird automatisch gesetzt
4. Auf „Status ändern“ klicken

Automatische Aktionen bei Statuswechsel

Wechsel	Aktion
→ In Bearbeitung	Interne Notiz wird erstellt
→ Versendet	Versand-E-Mail an Kunden
→ Storniert	Storno-E-Mail an Kunden, Lagerbestand wird zurückgebucht

Bestellung stornieren

Eine Stornierung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

1. Bestellung öffnen → Status auf „Storniert“ setzen
2. Optional: Stornierungsgrund als interne Notiz hinterlegen
3. Speichern

Stornierung & Lager

Bei Stornierung werden die Artikel wieder dem Lagerbestand gutgeschrieben. Bei Bedarf muss eine neue Bestellung manuell angelegt werden.

Zahlungen

Zahlungsarten

Methode	Beschreibung
Vorkasse	Zahlungseingang manuell prüfen
PayPal	Automatische Statusaktualisierung
Rechnung	Zahlungsziel beachten, manuell auf Bezahlt setzen
Barzahlung	Bei Abholung/Lieferung

Zahlungsstatus ändern

1. Bestellung öffnen → Abschnitt „Zahlung“
2. Status-Dropdown: Offen → Bezahlt
3. Optional: Transaktions-ID und Betrag ergänzen
4. Speichern

Sendungsverfolgung

1. Im Abschnitt „Versand“ auf „Sendung hinzufügen“ klicken
2. Sendungsnummer und Versanddienstleister (DHL, DPD, etc.) eingeben
3. Optional: Tracking-URL für Direktlink
4. Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit den Tracking-Daten

Bestellnotizen

Im Tab „Notizen“ können interne Vermerke hinterlegt werden:

• Nur für Dashboard-Benutzer sichtbar (nicht für Kunden)
• Chronologische Anzeige mit Benutzername und Zeitstempel
• Typische Verwendung:
  • Kundenwünsche („Bitte an der Hintertür abstellen“)
  • Besonderheiten („Zweite Lieferung folgt“)
  • Lieferhinweise („Klingel defekt – bitte anrufen: 0123/...“)

E-Mail-Kommunikation

Die Kommunikation mit dem Kunden läuft über automatische E-Mails bei Statuswechseln. Zusätzlich:

• Im Kommunikations-Tab wird der E-Mail-Verlauf chronologisch angezeigt
• Manuelle E-Mails können über die „E-Mail senden“-Funktion verschickt werden
• Zusatzempfänger (OU-basiert) erhalten Kopien – siehe Zusatzempfänger verwalten

CSV-Export

Für die externe Weiterverarbeitung (z.B. Buchhaltung):

1. In der Bestellliste Filter setzen (Datum, Status)
2. Auf „Exportieren“ klicken
3. Format wählen: CSV (Standard) oder Excel
4. Die Exportdatei enthält: Bestellnummer, Datum, Kunde, Positionen, Preise, Versand, MwSt.

Dashboard-Startseite

Die Startseite zeigt eine Kurzzusammenfassung:

• Letzte 5 Bestellungen (mit Direktlink)
• Offene Bestellungen (Anzahl)
• Heutige Bestellungen / Umsatz
• Monatsübersicht (Bestellungen / Umsatz)